Gestão de Ordem de Serviço: como implementar de forma eficiente na sua empresa

Ao implementar e gerenciar uma ordem de serviço de maneira eficiente, a sua empresa vai ser mais funcional na realização das atividades, contribuindo para a otimização da produtividade de todo o time e favorecendo o crescimento organizacional.

A eficiência operacional é fundamental para o sucesso para negócios dos mais variados nichos e segmentos de mercado. Nesse contexto, a gestão de ordens de serviço, quando bem implementada, desempenha um papel fundamental, otimizando processos, aumentando a produtividade e garantindo a satisfação do cliente. 

Neste conteúdo você vai entender como pode implementar uma gestão de ordens de serviço de forma prática e eficiente em sua empresa. Acompanhe a seguir!

O que é a ordem de serviço?

É importante, primeiramente, compreendermos sobre o que se trata esse documento. As ordens de serviço (OS) descrevem as informações em relação ao andamento de um trabalho ou tarefa. 

Entre os principais dados que podem estar no documento estão etapas, prazos, materiais, custos e outros elementos relevantes. Desse modo, pode-se dizer que as OS são uma importante aliada para documentar, padronizar processos e organizar fluxos de trabalho.

E o que é gestão de ordem de serviço?

A gestão da ordem de serviço faz referência ao controle das ordens emitidas em um determinado período. Essa prática visa assegurar que os documentos estejam devidamente padronizados, os serviços estejam dentro do prazo previsto e estejam sendo realizados com a qualidade esperada.

Sobre esse tema, é importante destacar que o profissional que realiza a gestão da ordem de serviço deve acompanhar o progresso de cada serviço. Além disso, deve-se otimizar os recursos utilizados e verificar o tempo de inatividade para que ele possa ser reduzido. 

Por que a gestão de ordens de serviço é importante?

Por diferentes motivos, é fundamental gerenciar as OS nas organizações. Entre eles estão:

 

• • Centralização e padronização das informações, evitando falhas de comunicação;

• • Melhora na interação entre os profissionais de equipe, como gestores e técnicos;

• • Facilidade para consultar as informações;

• • Melhora na compreensão sobre indicadores operacionais, otimizando as práticas de gestão;

• • Facilidade no controle de estoques;

• • Auxílio na precificação correta dos produtos;

• • Melhora na segurança do trabalho e redução dos riscos de acidentes.

Quais são os principais benefícios de uma gestão eficiente de ordens de serviço?

Pode-se dizer que um gerenciamento eficiente das OS ajuda as empresas a terem melhor controle das operações. Além disso, as organizações são mais eficientes nas atividades e aproveitam melhor os recursos disponíveis.

Vale destacar também que os negócios que se atentam em relação aos processos de gestão, são capazes de gerar mais valor no mercado e entregar mais qualidade nos serviços. Ambas as questões, somadas, favorecem o crescimento organizacional.

Principais componentes de uma ordem de serviço

Uma OS eficiente deve contar com informações básicas, mas que demonstram a finalidade e a utilização desse documento no cotidiano profissional. Entre os principais componentes presentes na ordem de serviço estão:

 

• • Dados do solicitante;

• • Data da emissão do documento;

• • Número da ordem de serviço para identificação;

• • Valores dos serviços;

• • Descrição das atividades feitas em cada serviço;

• • Informações detalhadas sobre os equipamentos utilizados e procedimentos feitos;

• • Equipamentos obrigatórios necessários.

Melhores práticas para a gestão de ordens de serviço

Primeiramente, é fundamental ter planejamento. Nesse momento, é importante compreender os fluxos de trabalho, entender as tarefas cotidianas e as atividades que devem ser realizadas por cada colaborador. Essas práticas vão ajudá-lo a estabelecer prioridades e a acompanhar o progresso das Ordens de Serviço.

Também é importante gerenciar os recursos. Ao monitorar como eles são utilizados, você verificará se a sua empresa está aproveitando os recursos (financeiros, materiais, entre outros) de maneira eficiente.

Não se esqueça de definir métricas e indicadores específicos. Essa prática vai ajudá-lo a verificar se a organização está sendo mais eficiente, mais produtiva ou se está mais próxima de alcançar os objetivos. Entre alguns indicadores que podem ser analisados estão o tempo médio de espera, tempo de atendimento, resolução do primeiro contato, etc.

Por fim, mas não menos relevante, sistemas especializados são uma ótima alternativa para aperfeiçoar a gestão de ordens de serviço. Isso acontece porque eles automatizam um amplo conjunto de atividades e digitalizam as operações, facilitando o preenchimento das OS.

Ferramentas e tecnologias podem ajudar na gestão de ordens de serviço?

Há um amplo conjunto de ferramentas que podem ser utilizadas para essa finalidade. Primeiramente, pode-se usar planilhas de Excel com o intuito de fazer esse gerenciamento.

Outra solução que pode ser utilizada são os sistemas de gestão de ordens de serviço. Eles possibilitam que as empresas tenham amplo conhecimento das atribuições e das tarefas realizadas nas organizações.

Nessa ferramenta, os processos são feitos de maneira automática e digital, proporcionando mais agilidade e eficiência. Além disso, os gestores vão ter pleno conhecimento em relação ao andamento das operações, pois eles conseguirão acompanhar os serviços e saberão o que está acontecendo na empresa.

Como implementar um sistema de gestão de ordens de serviço na sua empresa?

A gestão eficaz de ordens de serviço é fundamental para garantir a eficiência operacional em diversos setores, como indústrias, manutenção, telecomunicações e facilities. Implementar um sistema sólido pode melhorar a execução de tarefas, reduzir falhas e otimizar o tempo da equipe. Aqui estão alguns passos importantes para implementar um sistema de gestão de ordens de serviço eficaz:

1) Definir os processos de trabalho

O primeiro passo para a implementação é entender claramente os processos de trabalho que serão gerenciados. Isso inclui:

 

• • Identificar as tarefas recorrentes;

• • Definir as responsabilidades de cada equipe envolvida;

• • Estabelecer prazos para conclusão das ordens de serviço.

Esse mapeamento ajuda a padronizar os procedimentos e a garantir que todos saibam o que esperar de cada etapa.

2) Escolha da ferramenta adequada

Nosso aplicativo é uma solução completa que oferece as ferramentas necessárias para otimizar a gestão de ordens de serviço, desde o planejamento até a execução, garantindo uma operação eficiente e integrada.

3) Automação de processos

Automatizar tarefas rotineiras, como a emissão de ordens de serviço e o acompanhamento de status, é uma maneira eficaz de melhorar a produtividade. A automatização pode incluir:

 

• • Geração automática de ordens com base em eventos específicos (como manutenção preventiva);

• • Atualizações automáticas para os responsáveis pela ordem;

• • Alertas sobre prazos e tarefas pendentes.

4) Capacitação da equipe

Não adianta implementar um sistema eficiente se a equipe não souber utilizá-lo. O treinamento deve cobrir pontos como:

 

• • Registro, atualização e conclusão ordens de serviço;

• • Comunicação em tempo real através do sistema;

• • Boas práticas para a otimização do tempo e dos recursos.

Manter a equipe informada sobre as funcionalidades e atualizações do sistema também ajuda a garantir que todos estejam usando a ferramenta da melhor maneira possível.

5) Monitoramento e avaliação contínua

Para garantir a eficácia da gestão de ordens de serviço, é necessário implementar indicadores de performance (KPIs) que monitorem aspectos como:

 

• • Tempo médio de resposta e execução;

• • Taxa de conclusão das ordens dentro do prazo;

• • Feedback das equipes e clientes sobre a eficácia do sistema.

A análise contínua desses indicadores permite identificar gargalos e promover melhorias no processo.

6) Integração de dados e relatórios

Outro ponto importante é fornecer relatórios completos sobre o desempenho das atividades, como:

 

• • Histórico detalhado de cada ordem de serviço;

• • Indicadores de eficiência por equipe ou colaborador;

• • Análise de custos e tempo para cada tarefa executada.

Esses dados são essenciais para otimizar recursos, identificar áreas de melhoria e justificar investimentos em manutenção ou melhorias operacionais.

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7) Utilização de dispositivos móveis

Com o avanço da tecnologia, é fundamental que o sistema escolhido permita o uso de dispositivos móveis para que as equipes em campo possam acessar e atualizar ordens de serviço de qualquer lugar. As principais funcionalidades de um sistema mobile devem incluir:

 

• • Registro de fotos e assinaturas;

• • Geolocalização de tarefas;

• • Comunicação em tempo real com a central de operações.

8) Comprovantes eletrônicos

A digitalização de comprovantes e documentos facilita o armazenamento e recuperação de informações e evita o acúmulo de papel. Ademais, a implementação de assinaturas eletrônicas e comprovantes digitais reduz o tempo de processamento e validação das ordens de serviço.

Considerações sobre gestão de Ordem de Serviço

Ao longo desse conteúdo, comentamos sobre a importância do gerenciamento das ordens de serviço, além de como realizá-lo de forma que garanta uma boa entrega e bons resultados. 

Contar com uma ferramenta também é um passo fundamental e, para isso, você pode contar conosco. Com o Aplicativo de Gestão de Ordem de Serviço sua equipe registra cada etapa das OSs e você otimiza o dia a dia na gestão.