Ter um roteiro de visitas é fundamental para a otimização do dia a dia dos promotores de vendas. Quando o planejamento de visitas é criado estrategicamente, traz mais eficiência, reduz custos e aumenta a lucratividade das empresas. 

O roteiro de visitas de um promotor de vendas pode ser criado de diversas maneiras e a partir de diferentes estratégias. Mas, independentemente da forma escolhida, é importante atentar a fatores que aperfeiçoarão a rotina e o fluxo de trabalho.

Com a distribuição estratégica de rotas e horários oportunos conforme a disponibilidade de cada cliente, a roteirização de equipes minimiza as chances de erros. Isso porque antevê o que pode dar errado e traça alternativas para contornar a situação.

Assim, no trade marketing, essa medida é fundamental para o aperfeiçoamento de produtos, serviços e operações. Na prática, uma boa roteirização compõe estratégias acertadas para estes profissionais.

Então, como fazer um planejamento de visitas comerciais mais eficiente? Neste post, trazemos algumas informações pertinentes para a criação de um roteiro bem estruturado e que proporcione melhores resultados na rotina de trabalho. Confira nossas dicas!

O que é roteiro de visitas?

Para o promotor de vendas, o roteiro de visitas é uma ferramenta estratégica que define em quais clientes se vai passar em determinado dia. O objetivo é diminuir o tempo de deslocamento e, por consequência, os gastos, ao mesmo tempo que se tem mais eficiência nesta atividade.

Além disso, a otimização de rotas de visita contempla tanto a prospecção de clientes novos quanto o acompanhamento para aqueles que já estão na sua base. Ou seja, você mantém um bom relacionamento sem esquecer dos negócios que podem ser fechados com pessoas e empresas que ainda não conhecem seus produtos ou serviços.

Para conquistar a eficiência em visitas de campo, é preciso fazer o roteiro com base em horários locais, necessidades dos clientes e objetivos. Ainda é importante deixar certa flexibilidade, já que imprevistos sempre podem acontecer.

De toda forma, a organização das rotas de visita é fundamental para otimizar as vendas e gerar mais oportunidades. O resultado é a capacidade de executar o trabalho de acordo com o planejado e alcançar os melhores índices de aproveitamento e ter uma equipe mais produtiva.

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Por que é importante criar um roteiro de visitas do promotor?

O roteiro de visitas sem planejamento tem muito mais chances de dar errado. Afinal, o profissional precisará lidar com situações como:

• Possibilidade de não encontrar o cliente disponível no momento; 
• Visitar o mesmo estabelecimento repetidamente em um curto período; e,
• Desperdiçar tempo e recursos com rotas mais longas.

Desse modo, ao criar uma estratégia de visitas a clientes, você terá mais chances de sucesso em suas operações. Sem contar que a empresa recebe mais benefícios, como redução de custos operacionais, e todo o processo será consideravelmente menos exaustivo aos próprios promotores.

Esses são alguns fatores que justificam a importância de ter um roteiro de visitas. Outro aspecto do planejamento de rotas para a equipe. Afinal, isso evita que colaboradores percam tempo no trânsito desnecessariamente, em ruas e em horários movimentados. Dessa forma, é possível eliminar a ociosidade.

Conheça nos próximos tópicos outros benefícios que o roteiro de visitas elaborado estrategicamente oferece à empresa.

Acesso ao cliente certo na hora certa

O roteiro de visitas do promotor permite encontrar os clientes certos no horário certo. Ou seja, sendo previamente agendada, a reunião tem mais chances de bons negócios.

Isso evitará desencontros ou que o colaborador espere até que o cliente esteja disponível, o que tomaria tempo que poderia ser utilizado em outras visitas.

Por isso, normalmente a roteirização considera fatores como o fluxo de visitas e a disponibilidade de cada cliente. Desse modo, você tem mais eficiência por basear o trabalho em uma sequência estratégica bem estruturada.

Assim, definem-se os horários a partir das necessidades e demandas. E essas rotas podem (e devem!) ser revisitadas regularmente, fazendo a chamada personalização de roteiro.

Nesse sentido, o ideal é que a prioridade seja de quem agendou a visita antes. Contudo, para obter um bom aproveitamento, esses horários podem ser remanejados, desde que não prejudique os clientes.

A frequência das visitas é determinada com eficiência

Estabelecer a frequência adequada não é uma tarefa tão simples ou que deve ser feita intuitivamente. Pelo contrário: exige que o promotor esteja atento às demandas do cliente e à necessidade de visitas regulares.

Isso porque empresas com maior volume de vendas precisam repor estoque com frequência igualmente maior. Assim, fatores como o tamanho da empresa, localização (centro ou bairros menos movimentados) e até mesmo o tipo de suprimentos fornecidos impactam a frequência das visitas.

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Possibilidade de verificar a rota realizada pelos promotores

Além dos motivos já apresentados, o roteiro de visitas possibilita o acompanhamento das rotas realizadas pelos promotores. Assim, é possível identificar colaboradores que não as seguem e, por consequência, gastam mais tempo do que o necessário.

Ter acesso a informações como essas permite atestar a eficiência dos trajetos e a produtividade de cada colaborador. Portanto, é uma boa estratégia para medir o desempenho da equipe. Além disso, permite que você faça a otimização de rotas de visita, caso identifique oportunidades de melhoria.

As horas paradas no trânsito são minimizadas

O trânsito das grandes cidades pode ser complexo e alguns horários são especialmente complicados, sobretudo nas vias principais do centro ou até mesmo do perímetro urbano. Com o roteiro de visitas, estudam-se as melhores opções de trajetos para realizar as visitas.

Assim, você pode encontrar regiões com menos tráfego nos horários de pico para visitar os clientes nesse período. Como resultado, os locais mais centrais recebem esse contato em outros momentos. 

Essa decisão se reflete em menos ociosidade dos colaboradores, uma vez que diminuem as horas parados no trânsito. Da mesma forma, o estabelecimento de rotas alternativas às vias principais faz com que o fluxo de visitas tenda a ser mais bem aproveitado. Assim, ele funciona sem grandes empecilhos e fica mais fácil de a equipe cumprir os horários previstos.

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Como elaborar um roteiro de visita?

Criar roteiros inteligentes envolve elencar critérios que o promotor precisará cumprir a fim de otimizar o processo e ter eficiência em visitas de campo. Alguns fatores que podem ser considerados são os seguintes:

1. Melhor horário do dia para visitar determinado cliente;
2. Região (segmentar visitas por regiões é uma boa estratégia para a otimização de rotas de visita nos quesitos tempo e custo);
3. Rotas mais adequadas para chegar com agilidade aos locais;
4. Distribuição das rotas de acordo com os promotores disponíveis; 
5. Disponibilidade de insumos necessários para as visitas.

Outra maneira de roteirizar as viagens é por meio dos objetivos. Alguns deles podem incluir:

1. Minimização de custos por meio de rotas estratégicas;
2. Otimização do tempo gasto no trânsito com caminhos alternativos ou mais curtos;
3. Diminuição da ociosidade;
4. Agrupamento de visitas por áreas; 
5. Distribuição de cargas de trabalho igualitariamente entre os promotores.

Como deu para perceber, criar um roteiro inteligente envolve a seleção de critérios e objetivos. Estipular rotas aleatoriamente não é a melhor estratégia e pode resultar em perdas para a empresa.

Nesse cenário, a tecnologia para roteirização pode fazer toda a diferença. Isso porque permite personalizar os trajetos, garantindo o melhor resultado para o propósito desejado pela empresa.

Como criar uma rota de visitas?

Para efetivar uma estratégia de visitas a clientes, você precisa de um roteiro bem elaborado. Uma forma de otimizar esse processo é começar pela organização por CEP e setores. Nesse caso, o objetivo é identificar os locais pelos quais a equipe de vendas precisa passar, a fim de reduzir o consumo de tempo e combustível.

Também analise quantos clientes serão visitados naquele dia. Considerando a quantidade de horas de trabalho que cada colaborador cumprirá, é possível saber se faz sentido fazer o contato com aquele número de clientes e quanto tempo poderá ser despendido em cada local.

Ainda pense nos objetivos que deseja conquistar com o roteiro de visitas e use a tecnologia a seu favor. Os aplicativos de roteirização são capazes de definir os trajetos com precisão e o máximo de eficiência.

Como montar uma agenda de visitas?

Existem vários fatores que interferem na montagem de uma agenda de visitas. Nesse sentido, vale a pena priorizar os clientes (com base no potencial de lucro ou frequência de compra, por exemplo) e agrupá-los por localização.

Você também pode usar a curva ABC de clientes. Essa ferramenta ajuda a definir quais visitas são mais estratégicas, priorizá-las e definir os assuntos a serem abordados.

Passo a passo para criar um roteiro de visitas estratégico

Manter um roteiro de visitas do promotor puramente intuitivo pode ser a receita para a ineficiência nas operações dos promotores de venda.

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Mesmo que o negócio seja concretizado, o gasto desnecessário de tempo e recursos com combustível, por exemplo, geram custos que poderiam ser evitados. Ao mesmo tempo, isso contribui para o desgaste dos colaboradores.

Para criar um roteiro de visitas para promotor de forma eficiente, trouxemos algumas dicas práticas. Veja:

1) Identifique os clientes prioritários

Esta parte é fundamental: mantenha o cadastro dos clientes sempre atualizado com dados, como telefone, endereço, gerente e afins. Isso evitará que os colaboradores cheguem em unidades que fecharam ou mudaram de endereço, gastando tempo e recursos sem necessidade.

Outra boa dica é fazer uma revisão semestral de todos os clientes, checando, validando e atualizando os dados. Não se esqueça de atribuir a cada um as especificações dos pontos de venda para ter informações precisas à mão.

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2) Use a curva ABC

A curva ABC de clientes é um método que permite classificá-los a partir do seu faturamento e fazer uma relação com o total da receita da sua empresa. Com base nos resultados, os compradores são categorizados em 3 classes:

• A: esses clientes compram bastante, com muita frequência ou adquirem itens mais caros. Por isso, impactam grande parte do faturamento;
• B: são clientes que compram com muita frequência, mas são menos ativos ou apresentam um ticket médio menor. Isso faz com que representem uma fatia menor do faturamento;
• C: são os clientes que compra pouco ou em baixa frequência.

A partir dessa definição, as prioridades são os clientes A e B, já que o impacto no faturamento da sua empresa é maior.

3) Saiba a diferença entre visitar e prospectar

Por mais que possam parecer iguais, visitar e prospectar são termos bastante diferentes e se referem a atividades diversas. O objetivo no planejamento do seu roteiro é justamente equilibrar esses dois aspectos.

Basicamente, quando você visita os clientes, está entrando em contato com aqueles que já compraram seus produtos ou serviços. Portanto, eles estão na sua base. Nesse caso, o propósito é manter o relacionamento, fazer upsell e atender a necessidades imediatas.

Por exemplo, esse cliente pode receber a sua visita para conhecer os lançamentos, indicar como está sendo sua experiência ou resolver alguma dúvida/problema. Por esse motivo, a inclusão desses agendamentos no seu roteiro é fundamental para a fidelização.

De outro lado, a prospecção busca atrair novos clientes. Nessa estratégia, o promotor de vendas tem a função de apresentar a sua empresa para compradores em potencial, isto é, pessoas que não conhecem seus produtos ou serviços, ou sabem pouco sobre eles.

A quantidade de visitas de prospecção deve ser definida com base na estratégia de crescimento organizacional. Por isso, é importante trabalhar a personalização de roteiro conforme os objetivos de venda da sua empresa.

4) Integre tecnologia e aplicativos

A roteirização das visitas feitas por promotores de venda envolve diferentes estratégias, a fim de otimizar o tempo e ganhar eficiência. Mas, para que isso ocorra, deve-se considerar alguns fatores que ajudam a estabelecer metas e objetivos.

Além disso, digitalizar esse processo garante ainda mais eficiência e evita a perda de tempo com processos desnecessários. Ao mesmo tempo, prevê erros e esquecimentos durante as visitas.

Ao usar a tecnologia para roteirização, você faz a otimização de rotas de visita e organiza o trajeto, além de acompanhar o deslocamento dos colaboradores em tempo real. Os aplicativos ainda ajudam no registro de check-ins e check-outs automáticos, e na análise do tráfego e de outras variáveis altamente dinâmicas. O resultado é a máxima eficiência.

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5) Personalize o roteiro

O roteiro de visitas do promotor pode ser também uma estratégia para monitorar o desempenho dos funcionários. Se a empresa estiver munida de tecnologias para hospedar o roteiro, é ainda mais fácil acompanhar dados, como absenteísmo e atraso dos promotores.

Ter esses registros ajuda a embasar decisões em relação à equipe, inclusive avisos e desligamentos. Mais do que isso, as informações ajudam a definir o melhor roteiro, quais são as prioridades segundo a curva ABC de clientes e até auxiliar na abordagem do promotor, que foca os aspectos mais demandados pelo comprador. 

Aplicativos para roteirizar visitas

Contar com a tecnologia é essencial para ter bons resultados no seu roteiro de visitas. Os aplicativos de roteirização ajudam a definir os melhores trajetos para cada dia e colaborador. Sem contar que também podem ser personalizados para contarem com outros recursos, como o checklist. Dessa forma, todo o trabalho é monitorado pelos gestores.

O Aplicativo de Trade Marketing da uMov.me, por exemplo, oferece soluções personalizadas para o contratante, como roteirizador, jornada do promotor, gestão de visitas e dados em tempo real.

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Exemplificando, com o roteirizador e o cercamento eletrônico, é possível configurar rotas mais eficientes com base no sistema de geolocalização. A partir disso, você as atribui a cada promotor de vendas. Além da otimização de tempo, o aplicativo proporciona mais controle da gestão do time.

Essas são funcionalidades que asseguram ao fluxo de trabalho a oportunidade de gastar menos tempo no dia e, potencialmente, aumentar a lista de visitas. Isso se reflete no melhor desempenho do time de promotores a custos mais baixos – o objetivo de todas as empresas, não é mesmo?

Portanto, o aplicativo é uma das estratégias que promovem uma gestão de trade marketing de qualidade. 

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Considerações sobre roteiro de visitas

Visitar clientes e diferentes pontos de venda no mesmo dia requer uma rotina de trabalho bem organizada e estratégica para não esquecer de nenhum estabelecimento. Ainda é necessário planejamento para evitar cruzar a cidade repetidamente, tendo a possibilidade de criar rotas propícias e segmentadas por área.

Diante disso, o roteiro de visitas atribui mais cadência, fugindo das rotas aleatórias, e tomam mais tempo e custos. Com algumas dicas, é possível sistematizar a roteirização de acordo com o objetivo de cada empresa.

O resultado disso? A empresa obterá benefícios não apenas para a eficiência do trabalho em si, mas para a economia e a chance de obter bons negócios e lucros.

Mas há possibilidades de aperfeiçoar e informatizar os roteiros de visitas com soluções. Um exemplo é o aplicativo da uMov.me, que centraliza funcionalidade, planejamento e dados em um único lugar.

Acompanhar o desempenho da empresa e atribuir rotinas de trabalho torna-se ainda mais fácil e eficiente com soluções que prezam pela agilidade. Assim, você elabora o seu roteiro de visitas de forma estratégica e para potencializar os seus resultados.

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